Lo tengo todo organizado… pero ¿quién se ocupa ese día?
Puedes organizar tu boda tú misma. Pero el día de la boda necesitas dejar de organizarla.
Has elegido el lugar.
Has buscado fotógrafo, flores, música, decoración, catering…
Has contestado cientos de mensajes, comparado presupuestos, tomado decisiones y pensado hasta en detalles que probablemente nunca imaginaste que formarían parte de organizar una boda.
Y después de tantos meses, llega por fin vuestro día, pero hay una pregunta que muchas parejas no se hacen hasta que la boda está prácticamente encima:
¿Quién va a encargarse de que todo lo que hemos organizado ocurra realmente como lo hemos planeado?
Porque ese día tú no puedes hacerlo, y créeme, tampoco deberías.
“Pero si ya lo tengo todo organizado…”
Esta es una frase que escucho muchísimo. Y sí. Puede que tengas absolutamente todo contratado: el fotógrafo sabe a qué hora llegar, el catering tiene el número de invitados, el DJ tiene vuestra música, las flores están encargadas, el seating está terminado y la ceremonia está preparada.
Sobre el papel, todo está.
Pero ahora imagina que son las cuatro de la tarde del día de tu boda.
Tú estás maquillándote, tu teléfono empieza a sonar, el proveedor de decoración pregunta dónde puede descargar, el músico de la ceremonia no encuentra a la persona que tiene que indicarle dónde montar, han colocado una mesa donde no corresponde, faltan dos meseros, una invitada avisa de que finalmente viene acompañada, el autobús lleva diez minutos de retraso, el fotógrafo necesita saber dónde están los anillos.
Y alguien tiene que decidir si la ceremonia empieza cinco minutos más tarde.
¿Quién contesta?
Ahí está la diferencia entre tener una boda organizada y tener una boda coordinada.
Alguien tiene que saber qué tiene que pasar. Y cuándo.
Una boda tiene muchísimas piezas moviéndose al mismo tiempo, mientras tú estás viviendo uno de los días más importantes de tu vida, detrás están pasando muchas cosas que probablemente ni siquiera vas a ver.
Y eso es exactamente lo que debería ocurrir.
No deberías saber que el proveedor llegó tarde y conseguimos reorganizar el montaje, no deberías enterarte de que hubo que cambiar una mesa a última hora, no necesitas saber que tuvimos que llamar tres veces al autobús porque estaba en una entrada equivocada, ni que hemos adelantado cinco minutos un momento del planning porque el catering necesitaba reajustar los tiempos.
Tú solo deberías sentir que todo fluye.
Pero para que algo parezca fácil, normalmente hay alguien detrás haciendo que lo sea.
¿Y si se encarga mi hermana? ¿Mi madre? ¿Una amiga?
Claro que pueden ayudar, de hecho, estoy segura de que lo harán encantadas.
El problema es otro.
Ellas también son invitadas a vuestra boda, tu madre debería estar mirándote mientras llegas a la ceremonia, no comprobando si han colocado las minuta. Tu hermana debería estar haciéndose una foto contigo, no llamando al DJ. Y esa amiga que siempre resuelve todo debería poder tomarse una copa, bailar y emocionarse con vosotros sin llevar un planning doblado dentro del bolso.
Porque hay algo que ocurre muchísimo: cuando no existe una persona encargada de coordinar, alguien termina ocupando ese papel.
Y casi siempre es alguien de la familia.
O sois vosotros.
Y tú ese día no puedes ser la wedding planner de tu propia boda.
Puede sonar evidente, pero cuando llevas meses organizándolo todo cuesta muchísimo soltar, sabes dónde va cada cosa, conoces todos los horarios, tienes los teléfonos de los proveedores, sabes cómo imaginaste cada rincón, así que parece lógico pensar:
“Bueno, si pasa algo, me preguntan.”
No.
Ese día no.
Ese día no deberías estar mirando WhatsApp mientras te peinan, no deberías recibir una llamada cinco minutos antes de salir porque alguien no sabe dónde colocar algo, no deberías mirar el reloj durante el cóctel preguntándote si vais con retraso.
Y muchísimo menos deberías ser tú quien resuelva un imprevisto.
Has trabajado demasiado para llegar hasta aquí como para pasar tu boda pendiente de que todo salga bien.
La coordinación no consiste en estar allí “por si pasa algo”.
Para mí, coordinar una boda significa llegar sabiendo exactamente qué tiene que ocurrir, conocer a los proveedores, revisar horarios, entender cómo habéis imaginado vuestro día. saber qué es importante para vosotros, comprobar montajes, coordinar llegadas, controlar los tiempos, estar pendiente de invitados y proveedores.
Anticiparme.
Tomar decisiones cuando hay que tomarlas.
Y solucionar las pequeñas —o no tan pequeñas— cosas que pueden surgir sin que cada problema tenga que llegar hasta vosotros.
Porque sí, en las bodas pasan cosas.
Siempre.
No necesariamente grandes dramas. Muchas veces son pequeñas situaciones que se solucionan en cinco minutos cuando hay alguien pendiente.
El problema aparece cuando nadie sabe quién tiene que solucionarlas.
Hay una pregunta que me gustaría que te hicieras:
Si te casas próximamente y estás organizando vuestra boda vosotros mismos, piensa durante un momento en vuestro día.
Desde que empieza el primer montaje hasta que comienza la fiesta.
Y pregúntate:
¿Quién va a estar pendiente de todo mientras nosotros estamos disfrutando?
¿Quién comprueba que cada proveedor ha llegado?
¿Quién sabe cómo tiene que quedar cada espacio?
¿Quién controla el horario?
¿Quién da paso a la ceremonia?
¿Quién habla con el catering si hay un retraso?
¿Quién resuelve algo inesperado sin llamarte a ti?
¿Quién sabe qué hacer si el planning necesita cambiar?
Si la respuesta a todas esas preguntas es vuestro nombre, vuestra madre, vuestra hermana o “ya veremos”…
Ahí tienes algo importante que pensar.
El verdadero lujo el día de tu boda es poder olvidarte de todo
Para mí, eso es la coordinación.
No se trata de que haya una persona con una carpeta diciendo a qué hora toca cada cosa.
Se trata de que podáis estar presentes.
Que cuando empiece vuestra ceremonia no estés pensando si ha llegado el fotógrafo.
Que durante el cóctel no mires cómo están montando el salón.
Que mientras abrazas a alguien no estés calculando si vais veinte minutos tarde, que puedas bailar, comer, llorar, reírte, mirar alrededor y pensar:
“Ya está. Ahora solo quiero vivirlo.”
Porque durante meses vuestra boda será listas, decisiones, mensajes, presupuestos y horarios, pero el día de la boda ya no debería ser organización, ese día debería ser vuestro y alguien tiene que encargarse de protegerlo.
En Mi Mundo Eventos hemos pensado en este día y hemos creado el servicio de Coordinación del Día B, para que puedas disfrutar de tu boda de principio a fin sin preocupaciones.